会議進行支援ツール Meeting Minutes Editor


会議によく見られる問題

会議の目的は様々ですが、次のような問題を抱えている方は結構おられるのではないでしょうか。

  • 会議中、話が迷走する
  • 参加者が目的を見失う
  • 時間が足りない
  • 結論が出ない
  • 会議後、決定したはずのことが実行されない等

このような問題は、議長を含め参加者が真面目に会議に臨んでいる場合にむしろ多く見受けられます。もし参加者の意識が低ければ、発言も少なく、議長が一方的に話を進めて会議は時間内に終了することでしょう。

先ずは会議という手法を、関係者複数名が参加する問題解決プロセスの一環であると捉え、また個人とグループでは問題解決のアプローチが異なることを認識しなければなりません。個人の問題解決能力を高めるためには、個人の思考技術を向上させる必要があるように、会議の生産性を上げるには、参加者の「会議技術」を向上させる必要があります。

Meeting Minutes Editorは、参加者の会議技術を向上させるべく、会議の進行を支援する機能が盛り込まれたアプリケーションソフトウェアです。Meeting Minutes Editorを利用することで会議の生産性が上がることを皆様に実感して頂ければ幸いです。

Meeting Minutes Editorによる会議手法

上記に挙げた問題は相互に関係しており、例えば、話が迷走する理由の多くは参加者が議題と目的を正確に理解していないことが理由に考えられます。また、議長が議論の初めに目的を説明していたとしても、議論が進むにつれ参加者は別の参加者の意見に対し発言をするようになり、軌道修正が出来ないと徐々に話が逸れてしまいます。そして議題から逸れた話に時間が費やされれば、時間内に結論が出ないということになります。その他、参加者の所属部署が異なったり、上下関係があったりと複数の要因が関係しているケースも考えられます。ポイントとしては、議題を明確に定義し、議論に入る前に参加者は目的を理解し、参加者が絶えず議題を確認できるようにしておくことが大切になります。

それではMeeting Minutes Editorによる会議手法をご説明致します。Meeting Minutes Editorをご利用頂く際は、プロジェクターやPCモニター等を使用し、参加者全員がアプリケーション画面を見ながら話を進めることをお勧めいたします。 Meeting Minutes Editorを起動すると、先ずは議題の入力を求められます。


また議題が複数ある場合などは、各議題の補足説明を合わせて議長が事前に準備をしておくと会議の効率が上がります(実はこの準備こそが会議の明暗を分ける重要な要素になります)。


Meeting Minutes Editorでは全ての発言や説明をカテゴリーに分類して記録します。各コメント入力欄の左側にはプルダウンメニューが用意され、「意見」「議題」「情報」「脱線」「タスク」「決定」の6項目から選択をします。各項目の詳細については後述します。


事前準備の際、各議題に関連した補足情報は「情報」として記録し準備を終えたら、[ファイル>>名前を付けて保存]から保存をしておきましょう。



会議を始める際には、[ファイル>>開く]から準備しておいたファイルを選択し開きます。

各議題の右上にあるボタンを押すことで、議題のみの表示と意見を含めた表示とを切り替えることができます。また画面左側に用意された「表示項目」内の「議題」をクリックすると、一度にすべての議題のみが表示されるようになります。会議開始時はこの状態で会議の流れを説明すると参加者も同じ意識で臨むことが出来ます。



議題は必要に応じて話し合う順番を入れ替えることも可能です。その場合は議題をドラッグ&ドロップで移動させます。


議論する順番が確定したら、次は議題をダブルクリックして、他の議題をグレーアウトします。これにより参加者は現在何に付いて話をしているのか見失わず、また他の議題に付いて考えを巡らせることもありません。


議論を開始する際は、該当する議題の左上のボタン をクリックして事前に準備した情報を参加者と共有し、議題の目的や背景を説明します。参加者が目的を理解せずに議論を始めてしまうと会議が迷走しやすくなりますので、この時点での情報共有は重要です。


ここから議論が始まるわけですが、前述の発言カテゴリーに付いて説明しておきます。各コメントには必ずカテゴリーを選択できるようにプルダウンメニューが用意されており、6種類のカテゴリーがあります。「意見」や「情報」は議題に沿った有益な発言として記録します。「タスク」は、会議で決めたことを具体的に実行するための約束事で、「誰(実行者)」が「いつまで(期限)」に「何をする(タスク)」のかを決めます。また「脱線」は、話題から逸れた発言をあえて記録することで発言者のプライドを尊重しつつ、目的を再認識させます。一方、話から逸れた発言であっても別途議論すべきものであれば、新たな「議題」として定義することも可能です。「決定」はタスクが明確になれば必要ないケースもありますし、時間が足りず次回に持ち越す場合は、「決定:次回会議の議題とする」などとしても良いでしょう。

有意義な会議かどうかの判断は、自分の発言が通ったとか、相手を言い負かしたとかでは決してなく、各議題に対し、いかに次のステップに進めるためのタスクを導き出せるかにかかっています。タスクには何を行うか明確に記述することだけではなく、誰が、いつまでに行うのかを、参加者の前で同意の上、決定するということが重要になります。これによりせっかくの決定事項が会議後、誰にも実行されないというようなリスクを未然に防ぐことが出来ます。

会議の終了時には、議長が会議全体のまとめを行います。その際に、表示項目から「議題+タスク」もしくは「議題+タスク+決定」を選択することで、何を話し合い、何を決定したのか、再度参加者と確認を取ります。


また「会議概要」に画面を切り替え、出席者情報や議事録を配布すべき不参加者の確認、承認者の意識合わせをこの場で行いましょう。


会議が終了したら、議事録を作成し関係者に配布しますが、Meeting Minutes Editorの特徴として、会議終了時点ですぐに議事録を作成することが可能です。参加者の意識が薄れないうちに議事録を配布し、タスクの実行を促すことができれば会議の生産性は上がり、最終的にはビジネスのスピードアップにもつながります。

議事録の自動生成は、[議事録作成>>HTML形式]によりHTML形式の議事録を作成し指定したファイル名で保存します。また[議事録作成>>テキスト形式]を選択することで、Eメールなどに直接貼り付けることが出来るテキスト文書を生成します。


議事録(HTML形式)の特徴としては、文書管理番号欄や承認者の捺印項目を設け、印刷をして配布や保管する場合にもそのまま使用頂けるように工夫がされております。また会議概要項目の直後にアクションアイテム(タスク)のリストを抜粋し表示しております。会議での決定事項を後日確認する際、一目で誰が何をいつまでに行う約束になっているかが分かるようになっています。


その他Meeting Minutes Editorの特徴

意見の順序をあえて固定し、順序を入れ替えられないようにしてあります。これは時系列に記録を残し、議事録を通して読むことで会議に参加していない人にも、決定事項がどのような流れで導かれたのかを把握できるようにしています。

アナログ時計を表示し参加者に時間意識を持たせるようにしています。議論に夢中になるとつい時間を忘れがちですので、視認性の良いアナログの時計を表示させています。

ブラウザの技術を利用して開発されていますので、Internet Explorerのバージョン6以降がインストールされたPCであれば手軽に利用できます。またインターネットに接続せずにローカルPC上で動作するのも本ソフトウェアの特徴です。